Von A bis Z

Urlaub

Es  besteht nunmehr aufgrund geänderter Rechtsprechung eine Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers. Dies führt zum Teil zu gravierenden Folgen und muss eine Umorganisation der Urlaubsabwicklung zur Folge haben, um spätere Schäden für den Arbeitgeber zu vermeiden.

Arbeitnehmer müssen nunmehr hinreichend konkret über den Urlaub, also auch über die Zusammensetzung und etwaige Änderungen und transparent  von ihrem Arbeitgeber belehrt werden – bestenfalls zu Beginn eines Jahres:

Empfehlung:

Mitteilung an jeden Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres in Textform (muss im Zweifel nachweisbar sein und muss dann im Prozess vom Arbeitgeber bewiesen werden) wie viele Urlaubstage im Kalenderjahr zustehen und wie sich der Urlaub zusammensetzt.

Die Belehrung muss in Textform erfolgen und hinreichend konkret und transparent sein:

Hinreichend konkret bedeutet:

Für jedes Jahr für jeden Arbeitnehmer und aufgeschlüsselt:

  • Gesetzlich Mindesturlaub

  • Vertraglicher und oder tariflicher Mehrurlaub

  • Sonderurlaub und Schwerbehinderung etc…

  • Aufforderung den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass  er innerhalb des laufenden Urlaubsjahrs genommen werden kann und der Hinweis auf die Konsequenzen, wenn das nicht erfolgt: Dann geht der Urlaubsanspruch unter.

  • Ausnahme: Der Arbeitnehmer kann aufgrund von Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) den Urlaub nicht mehr bis zum Jahresende nehmen  - dann bleibt dieser verbleibende Urlaubsanspruch für 15 Monate erhalten.

Wenn sich im laufenden Kalenderjahr grundlegende Änderungen  ergeben (z.B. Wechsel von Voll- in Teilzeit oder Schwerbehinderung) dann muss auch im laufenden Jahr aktualisiert werden (hinreichend konkret und transparent).

Ferner ist zu beachten: Arbeitsunfähigkeit über den Jahreswechsel: dann müssen auch die für 15 Monate mitzunehmenden Urlaubsansprüche in der Belehrung (Textform)  aufgeführt werden

Achtung:

Eine Heilung ist nachträglich möglich aber nur dann, wenn man die Vergangenheit komplett in der Belehrung bereinigt und zwar hinreichend konkret und transparent:

Also Ihnen stehen zu:

Für das Jahr 2017

Mindesturlaub

Vertraglich etc.

Abzüglich genommen

Für das Jahr 2018

usw….

Die Rechtsprechung führt aus, dass diese Grundsätze auch rückwirkend gelten.

Bei den Themen Elternzeit, Mutterschutz und Beschäftigungsverbot wird schnell deutlich, welche Gefahren hier für den Arbeitgeber lauern. Arbeitnehmerinnen behalten den Teil des Urlaubsanspruches, denn Sie wegen der Mutterschutzfrist, dem Beschäftigungsverbot und/ oder der Elternzeit nicht mehr nehmen konnten und können diesen Teil nach Rückkehr nach den Bestimmungen der jeweils einschlägigen gesetzlichen Regelungen nehmen.

Arbeitnehmer (innen) erwerben aber auch während der Zeiten eine  Beschäftigungsverbotes, Mutterschutz und Elternzeit Urlaubsansprüche. Entsprechend müssen diese Arbeitnehmer (innen)  auch stets belehrt werden und zwar in jedem Jahr (auch während Ihrer Abwesenheit) hinreichend konkret und transparent.

Wichtig:

Arbeitgeber können nach § 17 BEEG erklären, dass sich der Urlaubsanspruch für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 reduziert. Diese Erklärung bedarf der Schriftform, der Zugang muss im Zweifel von der Arbeitgeberseite bewiesen werden können und sollte umgehend erfolgen, wenn die Elternzeit angezeigt wird.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, also z.B. durch Kündigung der Arbeitnehmer zum Ende der Elternzeit wandelt sich der Urlaubsanspruch in einen Abgeltungsanspruch und die Erklärung nach § 17 BEEG greift nicht mehr; Diese Erklärung muss also während des laufenden Arbeitsverhältnisses erklärt werden. Anderenfalls muss der Arbeitgeber in dieser Konstellation die während der Elternzeit erworbenen Urlaubsansprüche voll abgelten. Bei einer jungen Mutter die zwei Kinder nacheinander bekommt und z.B. 4 Jahre Elternzeit nimmt, können dort schnell erhebliche Summen zusammenkommen.    

Es drohen erhebliche Zahlungsforderungen insbesondere von ausgeschiedenen Mitarbeitern bei fehlender Belehrung und fehlender Erklärung nach § 17 BEEG. Im laufenden Arbeitsverhältnis können bei fehlender Belehrung erhebliche Zeiten von Resturlaub auch rückwirkend geltend gemacht werden.

Eine entsprechend organisierte Urlaubsplanung des Arbeitgebers unter Beachtung der obigen Vorgaben kann Schäden, Missstimmung und Rechtsstreitigkeiten vermeiden.

  • Organisieren und planen Sie Ihren Urlaub und den Ihrer Mitarbeiter gemeinsam, stimmen eindeutige Regeln ab und überwachen die Einhaltung

  • Belehren Sie Ihre Mitarbeiter zu Beginn einen jeden Jahres und bei Veränderungen hinreichen konkret und transparent

  • Reagieren Sie sofort auf angezeigte Elternzeiten, bestätigen diese und fertigen sofort die Erklärung nach § 17 BEEG

  • Halten Sie die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter nach und erinnern säumige Arbeitnehmer daran, den Urlaub zu nehmen – denn Urlaub dient der Erholung und dem Gesundheitsschutz und damit auch dem Betrieb